参考
- AI要約機能の利用方法は、こちらの記事をご確認ください。
警告
- 生成AIは、正確でない内容や事実と異なる内容を回答する場合があります。妥当性を確認の上、ご利用ください。
AIへの指示・プロンプトについて
※ プロンプトの一部にはサンプルの文章が入っています。必ずお客様の会議内容・目的に合わせて書き替えてご利用ください。
あらかじめ用意したテンプレート
その他、プロンプト例文
ご自身でテンプレートを登録する方法
あらかじめ用意しているテンプレートの使い方
議事録作成用に３つ、要約作成用に２つ、日報・商談メモ作成用に１つ、計６つのテンプレートがあります。
議事録作成用のテンプレート
議事録（AIお任せ）
シンプルなプロンプトです。
以下の指示を踏まえて、文字起こし結果の内容から議事録を作成してください。
# フォーマットの指示
- 見出しと箇条書きの装飾にMarkdown形式の使用は禁止とする。
- 大見出しは【】囲み、小見出しは「■ 」、箇条書きは「・」を使用してください。長所
- 見出し・項目の指定がないため、話された内容を網羅的にまとめ、理解しやすい章立てで議事録を作成してくれます。
欠点
- 企業所定のフォーマットや見出し構成での議事録作成はできません。
利用の方法
- AIにより出力された結果を企業所定フォーマットに合わせるように修正して使うと、長所も活かし業務効率化ができます。
応用
- 何について議論された会議か、どのような進行で行われた会議などかを冒頭や末尾に加えると、より質の高い議事録が得られることがあります。
例）
テンプレートの末尾に、以下の文章を加えます。
「なお、会議は、冒頭で「●●」についてプレゼンテーションがあり、その後、意見交換・質疑がおこなわれました。会議欠席者が読んで分かるように、プレゼンテーションでの説明と意見交換・質疑が分けて、議事録を作成してください。」
議事録（項目指定）
見出し・出力項目を指定するプロンプトです。
以下の情報・指示を踏まえて、文字起こし結果の内容から議事録を作成してください。
# 会議の概要
●●●●について課題と今後の対応策の選択肢を議論し、▲▲▲▲▲▲を決定するのが目的。
# 出力してほしい項目
以下の項目について箇条書きでまとめてください。
- 説明内容
- 意見交換
- 決定事項（あれば）
- ToDo（あれば）
- その他議論されたこと（あれば）
- ●●●●
- ▲▲▲▲
# フォーマットの指示
- 見出しと箇条書きの装飾にMarkdown形式の使用は禁止とする。
- 大見出しは【】囲み、小見出しは「■ 」、箇条書きは「・」を使用してください。長所
- 見出し・項目の指定をするため、企業のフォーマットや意図した見出し項目で議事録をまとめることができます。
欠点
- 見出しをユーザーが考える・指定する（テンプレートを書き換える）手間がかかります。
利用の方法
- テンプレートを会議内容や欲しい情報項目に書き換えてご利用ください。
議事録（項目・形式指定）
見出し・出力項目に加え、書き方の指定をおこなうプロンプトです。
以下の情報・指示を踏まえて、文字起こし結果の内容から議事録を作成してください。
# 会議の概要
●●●●について課題と今後の対応策の選択肢を議論し、▲▲▲▲▲▲を決定するのが目的。
# 出力してほしい形式
文字起こし結果から会議情報（会議名、日時、参加者）を取得し記載するとともに、
以下の５つのカテゴリに分けて、箇条書き形式でまとめてください。
会議名：
日時：
参加者：
1. 説明内容：発表・報告された内容を要点でまとめる
2. 意見交換：議論・質疑応答・反対・補足意見など
3. 決定事項：具体的な結論や方向性（誰が何をするかも含めて）
4. ToDo：担当者・期限・具体的作業内容を明示
5. その他議論されたこと：上記に含まれないが記録すべきこと
# 書き方の指定
- 語尾は「だ・である調」か体言止めで統一してください。
- 第三者が読んでも内容が把握できるよう、簡潔かつ具体的に記述してください。
- ToDoや決定事項は、可能な限り「誰が・いつまでに・何をするか」の形式にしてください。
# フォーマットの指示
- 出力はA4縦書き想定のため、1行あたり全角38文字前後（半角換算では76文字前後）で
強制的に改行してください。
- 改行は、文節・単語の切れ目など、読みやすさを考慮してください。
- 見出しにはMarkdown形式は使わず、箇条書きには「・」を使用してください。長所
- 見出し・項目の指定、フォーマット・書き方が指定できるため、より企業の議事録フォーマットに合わせた出力が可能となります。
欠点
- 必ずしも、指定した通りに動作しない場合があります。
例１）特定の見出し項目のみ、箇条書き形式を指定しても、他の項目が箇条書きになってしまう。
例２）「～しないでください。」という否定形の指示は、そのとおり動作しないことが多発します。（否定文はAIにとってその他の選択肢が無数にある状態となるためです。「～することは禁止する。」とするなどの対応策で改善はします。ただし、必ずしもその通り動作しないこともあります。）
利用の方法
- テンプレートを会議内容や欲しい情報項目に書き換えてご利用ください。
要約作成用のテンプレート
要約（AIお任せ）
シンプルなプロンプトです。
以下の指示を踏まえて、文字起こし結果の内容を要約してください。
# フォーマットの指示
- 見出しと箇条書きの装飾にMarkdown形式の使用は禁止とする。
- 大見出しは【】囲み、小見出しは「■ 」、箇条書きは「・」を使用してください。長所
- 見出し・項目の指定がないため、話された内容をうまく情報整理し、読み手が理解しやすい流れで要約をまとめてくれます。
欠点
- 項目指定をしないので、取り上げてほしい情報が出てこない場合があります。
利用の方法
- 欠点はありますが以下の対応策があります。
取り上げてほしい情報がなかった場合は、AIに対し「●●についての情報を追加で要約してください。」など指示をすることで必要とする情報が得られます。
要約（項目指定）
要約させたいテーマや見出しを指定して要約させるプロンプトです。
以下の情報・指示を踏まえて、文字起こし結果の内容を要約してください。
# 会議の概要
●●●●について説明を受けた会議です。
# 依頼
- 商品の機能
- 提供会社に関する情報
- 他社商品との違い
- ●●●●
- ▲▲▲▲
を箇条書きでまとめてください。
# フォーマットの指示
- 見出しと箇条書きの装飾にMarkdown形式の使用は禁止とする。
- 大見出しは【】囲み、小見出しは「■ 」、箇条書きは「・」を使用してください。長所
- 要約してほしい情報の項目の指定が可能です。不要な情報が含まれていて、まとめてほしい情報が明確な場合に有用なプロンプトです。
欠点
- 指定項目以外の情報については、漏れた要約となる場合があります。
利用の方法
- 欠点はありますが、先ほどの以下の対応策があります。
取り上げてほしい情報がなかった場合は、AIに対し「●●についての情報を追加で要約してください。」など指示をすることで必要とする情報が得られます。
日報・商談記録
営業支援システム、顧客・案件管理のシステムに商談を登録する際にご利用いただく想定で作成しています。
# 依頼
入力した文字起こし結果は商談の文字起こしです。
出力フォーマットと指示に厳密に従い、営業日報を作成してください。
# 出力フォーマット
- 以下の各項目をこの順番で段落形式で記載すること。各項目名は必ず明記すること。
- 情報は、項目行のあとに直接続けず、改行して出力すること。
- 前の項目の情報と次の項目の間には、空行を１行出力すること。
- 出力項目に関する情報が存在しない場合は「なし」と記載すること。
【商談日時】
【お客様氏名・部門・役職】
【提案内容】 ※800字以内で具体的に文章で記載すること。
【商談目的】 ※100字以内で具体的に文章で記載すること。
【商談結果】 ※800字以内で具体的かつ客観的に文章で記載すること。
【お客様の反応・状況】 ※600字以内で具体的かつ客観的に文章で記載すること。
【お客様の課題】 ※300字以内で文章で記載すること。
【ネクストアクション】 ※1行1アクションで箇条書きで記載。
箇条書きの接頭文字は"・"とし、1行は50文字程度とする。
【提案内容に関係しない話題】 ※300～600字で記載すること。
# 指示
- 「# 出力フォーマット」で記載した項目以外の見出し・情報を含めることは **禁止**。
- 項目名は **必ず【】で装飾する**こと。"#"などMarkdown方式で出力することは **禁止**。
- 文末は「だ・である調」で統一し、ビジネス文書としての簡潔さと一貫性を保つこと。
# 具体例
【商談日時】
YYYY/MM/DD hh:mm - hh:mm
【お客様氏名・部門・役職】
****
【提案内容】
今回の商談は****。
【商談目的】
****。
【商談結果】
****。
【お客様の反応・状況】
****。
【お客様の課題】
****。
【ネクストアクション】
・****
・****
【提案内容に関係しない話題】
****長所
- 商談記録は、担当者により情報の質が異なりますが、AI活用により質のバラツキが抑えられます。また、主観が排除され、客観的な情報を関係者に共有することが可能になります。
欠点
- 指定項目以外の情報については、漏れた要約となる場合があります。
補足
- 本記事で取り上げた他のテンプレートに比べ、長いテンプレートです。理由は、サンプルフォーマットを「# 具体例」で与えています。このように例を与えることで出力品質のばらつきを抑えることが可能となります。
その他のノウハウ
１回の利用で満足いく出力結果・形式とならないことや、情報の詳しさにならないことがあります。複数回AIアシストを使い、調整や必要な情報を取得してください。
AIアシストで議事録や要約等をある程度で作成した後は、効率観点から人の手で編集いただくことをお勧めします。
不足している情報を抽出するプロンプト
前述のテンプレートを実行した結果、情報が不足している場合は、以下のようなプロンプトを追加で送信してください。
文字起こし結果には、●●に関する議論が含まれています。
説明されたこと、議論されたことを箇条書きで教えてください。
出力した内容の情報が浅い場合のプロンプト
前述のテンプレートを実行した結果、もう少し詳しい情報が欲しい場合は、該当部分の出力結果を引用して、以下のようなプロンプトを追加で送信してください。
「●●（出力結果をペースト）」に関して、具体的な情報を箇条書きで教えてください。
情報源を確かめたい場合のプロンプト
議事録や要約結果について、元の情報源を確認したい場合は、該当部分の出力結果を引用して、以下のようなプロンプトを追加で送信してください。
「●●（出力結果をペースト）」に関して、文字起こし結果のどの部分を
参考にしたのか教えてください。
箇条書きで、該当の発言内容と時刻を出力してください。
英語で出力したい場合のプロンプト
英語で議事録や要約を出力したい場合は、作成したプロンプトの末尾に以下の一文を追加してください。
英語で作成してください。
※ 文字起こしが英語など日本語以外の言語で行われている場合でも、プロンプトを日本語で記載すると、出力は日本語になります。AI要約機能で英語の議事録・要約を作成したい場合は、上記の対応を行ってください。
出力時間を短くしたい・出力テキストを短くしたい場合のプロンプト
AI要約機能では、プロンプトの内容によって出力にかかる時間や出力テキストの長さが変わります。以下のような指示をプロンプトの末尾に追加することで、出力を調整できる場合があります。
文字数を指定する
全体の出力は〇〇字以内にしてください。
※ 出力テキストが短くなるよう指定することで、処理時間を短縮できる傾向があります。指定した文字数によっては記載される情報量が少なくなる場合があるため、会議の内容や規模に応じて調整してください。
要点に絞る
詳細な説明は省き、要点のみ簡潔にまとめてください。
※ 出力の長さはAIに委ねられるため、仕上がりにばらつきが生じる場合があります。
ご自身でテンプレートを登録する方法
ユーザー自身で作成したテンプレートを登録して利用することもできます。詳細は以下をご確認ください。
この記事の対象サービス：ビジネスAI要約