toruno ビジネスでは、記録した情報を手軽にチームメンバーに共有できるようサービスを提供しています。
当サービスでは、
- 記録者が、情報を知りたい人に共有をおこなうケース
- 情報を知りたい人が、自ら情報を探してアクセスするケース
この２つを想定し、会議の公開・共有に関する機能を開発しております。
目次
記録した会議の共有・公開に関する仕様
共有・公開を設定する単位
記録した会議の共有・公開の設定は、「共有設定」機能で記録した会議ログごとに設定をします。
設定・変更できるユーザー
記録したユーザーがおこなえます。
設定・変更できる画面
- 記録終了時の記録アプリの画面（ただし、設定のみ）
- 会議ログ画面
- 会議ログ一覧画面
です。
設定できること
会議ログに設定する共有設定は、共有範囲、共有方法の２つがあります。
共有範囲
記録した会議の共有や公開先は、以下4段階で設定できます。
| 選択肢 | どのような時に左記を選択するとよいか？ |
| 自分のみ | 自分以外の人に記録をを見せたくない時に使います。 |
| 指定ユーザー |
特定のユーザーだけに見せたい時に使います。 特定のユーザーは、記録者がチームに所属するユーザーから指定できます。 |
| チーム内 | チームメンバーに共有・公開することがある場合に使います。 |
| チーム内＋チーム外 | 上記チーム内に加え、チーム外に共有することがある場合に使います。 |
なお、「チーム外」だけに共有・公開する機能の提供はございません。
共有方法
上述の共有先に応じて以下の方法があります。
- 指定ユーザー
- リンク共有
- ユーザー指定共有の会議の一覧に表示
- チーム内
- リンク共有
- チームの会議一覧に表示
- チーム外
- パスコード付きリンク共有
各方法が、どのような方法かは以下の表のとおりです。
| 選択肢 | どのような方法か？ |
| リンク共有 | 会議ログのURLを、メールやチャットで共有いただく方法です。 |
| ユーザー指定共有の 会議の一覧に表示 |
torunoのWeb画面に、自分に閲覧権限がある記録が一覧表示されます（ユーザー指定共有の会議）。 記録を見たいメンバーはそのユーザー指定共有の会議一覧にアクセスでき、確認したい会議を自分で探せ、確認できるようになる方法です。 |
| チームの会議一覧に 表示 |
torunoのWeb画面に、チームメンバーのとった記録が一覧表示されます（チームの会議）。 記録を見たいチームメンバーはそのチームの会議に自由にアクセスでき、確認したい会議を自分で探せ、確認できるようになる方法です。 |
| パスコード付き リンク共有 |
会議記録のURLと閲覧するためのパスコードを、メールやチャットで共有いただく方法です。 |
共有設定の逆引き表
会議ログをどのような共有状態にしたいか？別に、どのような設定をするとよいかを、以下にまとめています。お役立てください。
| どのような共有状態に したいか？ |
選択項目 | この設定がされた 会議ログはどうなるか？ |
|
| 共有範囲 | チーム内の 共有方法 |
||
| 共有したくない | 自分のみ | － | チーム内・外かかわらず、記録者以外その会議ログを開けません。 |
| 特定のメンバーだけに共有したい | 指定ユーザー | （特に指定なし） | 記録者が指定したメンバーだけがその会議ログを開けます。指定したメンバー以外は開けません。 |
|
チーム内 | リンクのみ | リンクを知っているチームメンバーが会議ログを開くことができるようになります。 |
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チーム内 |
リンク |
|
|
チーム内 ＋ チーム外 |
リンクのみ |
|
|
チーム内 ＋ チーム外 |
リンク |
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その他、細かな仕様・FAQ
記録中のこと
- 記録中の会議は、他の人が見れたりしますか？
- 見れません。共有範囲が「自分のみ」という状態にしています。
記録直後のこと
- 記録終了画面で、共有範囲の設定をしなかったら（「×」で閉じたら）どうなりますか？
- 共有範囲が「自分のみ」という状態になります。
共有設定の変更について
- チームメンバーがとった会議の共有設定を変更したい。管理者権限はできないか？
- 共有設定の変更は、記録したユーザー以外できません。
共有された会議の仕様について
- 共有された会議について、できることはなんですか？
- 記録の閲覧、音声の再生、ファイルダウンロードです。
記録の編集、削除、共有設定の変更、共有はできません。
ただし、チーム内のリンク共有はブラウザに表示されるURLを共有することで、実質行えます。
記録したユーザーが、退会・チームから除外された場合の挙動は、後述記事をご確認ください。
移行について
- 本機能は2022年10月19日にリリースしました。それ以前にとった記録は、今までの仕様を引き継ぎます。
- チーム外共有を会議ログに対し設定していなければ
- 共有範囲：チーム内、チーム内の共有方法：リンクのみ
- チーム外共有を会議ログに対し設定していれば
- 共有範囲：チーム内＋チーム外、チーム内の共有方法：リンクのみ、（チーム外はリンク（パスコード付き）
- チーム外共有を会議ログに対し設定していなければ
torunoを退会したり、チームから除外された場合の記録の取り扱いについて
- チーム内共有の方法で「チームの会議一覧に表示」を設定していた場合は、削除されません。
- 削除は、チームの管理者がおこなえるようになります。削除したい記録があれば、チームの管理者に依頼してください。
- チーム内共有の方法で「チームの会議一覧に表示」を設定していなかった場合は、退会・チームから除外されたタイミングで削除されます。